Vom ersten Klick im Kontaktformular bis zur laufenden Software. Sieben klare Schritte, mit Zeitangaben für deinen Aufwand und unseren - damit du genau weißt, was auf dich zukommt.
Software-Projekte fühlen sich oft an wie eine Black Box. Du gibst Geld rein, irgendwann kommt was raus - dazwischen weißt du nicht viel.
Bei uns ist jeder Schritt sichtbar. Du siehst zu jedem Zeitpunkt, wo wir gerade stehen, was als nächstes kommt, wie viel das ungefähr noch dauert und was du gerade tun musst (oder eben nicht). Hier steht der komplette Ablauf - kompakt, ehrlich, mit allen Wartezeiten und allen Aufwänden auf beiden Seiten.
Erstkontakt & Intake
15-30 Min · ein Nachmittag
Maßgeschneiderter Fragebogen
45-90 Min · in deinem Tempo
Drei Wege zur Auswahl
30-60 Min · plus Entscheidung
Bauphase mit Test-Zugang
2-16 Wochen · je nach Weg
Testen mit echten Daten
1-3 Wochen · je nach Weg
Übergabe ans System
1-2 Tage · plus 4 Wochen frei dabei
Laufender Betrieb
monatlich · so lang du willst
Du schreibst uns übers Kontaktformular oder per Mail. Innerhalb eines Werktags bekommst du eine Antwort mit einem Link zu unserem Portal und einer kurzen Erklärung, was als nächstes passiert. Du registrierst dich dort mit deiner E-Mail - kein Passwort, wir schicken dir einen Anmelde-Link, sobald du wieder rein willst.
Im Portal beantwortest du vier kurze Pflichtfragen: Was läuft heute schief? Was ist dein größtes Ziel? Wie technisch siehst du dich? Welche Rolle hast du bei der Entscheidung? Darunter siehst du sechs Slots für Belege - du kannst freiwillig hochladen, was uns helfen würde: einen Screenshot deines wichtigsten Tools, eine Excel-Liste mit der ihr arbeitet, ein Beispiel-Angebot. Wenn du lieber sprichst als tippst, kannst du auch eine Sprachnotiz aufnehmen. Alles davon ist optional.
Unsicher, was wir mit einer Frage meinen? Schreib uns an hallo@wendwerk.de - wir antworten innerhalb eines Werktags, ohne dass du einen Termin brauchst.
Klassische Anbieter starten mit einem Discovery-Termin - 60 oder 90 Minuten gemeinsam am Tisch oder im Video-Call. Das fühlt sich persönlich an, hat aber drei Nachteile: Du musst einen Termin finden (oft erst in zwei Wochen), du redest spontan über Dinge, über die du eigentlich nachdenken müsstest, und am Ende hast du keinen geschriebenen Stand - nur ein Gedächtnis-Protokoll des Beraters.
Asynchron ist hier objektiv besser. Du schreibst, wann es passt, in Ruhe, mit Belegen daneben. Wir bekommen Material, an dem wir arbeiten können, statt einem Telefon-Mitschnitt. The Mom Test (Rob Fitzpatrick, 2013), der Klassiker zu Customer Discovery, zeigt: gute Fragen + Artefakte schlagen jedes spontane Gespräch. Genau danach ist unser Intake gebaut.
Nach dem Intake bereiten wir dir einen Fragebogen vor, der speziell auf dein Anliegen zugeschnitten ist. Innerhalb von ein bis zwei Werktagen bekommst du den Link per Mail. Im Fragebogen erwarten dich zwischen 24 und 30 Fragen - das klingt viel, aber jede einzelne ist konkret und in 1-2 Minuten beantwortet. Du kannst jederzeit pausieren und beim nächsten Besuch genau dort weitermachen, wo du aufgehört hast.
Der Fragebogen fragt dich entlang von elf Themen-Blöcken: Vision und gewünschter Zustand. Wer arbeitet täglich damit, wo nervt es heute. Welche Daten und Objekte gibt es. Wie sieht dein Alltag aus, wo ist es heute kaputt. Welche Größenordnung (Nutzer, Vorgänge, Bestand). Welche Rahmenbedingungen (mobil, offline, DSGVO). Welche anderen Systeme spielen mit. Wann ist das Projekt erfolgreich. Was wäre für dich ein No-Go. Wie soll sich die Software anfühlen. Und am Ende: Was ist es dir wert, was passt budget-mäßig. Geld kommt bewusst zuletzt - damit der Wert die Diskussion führt, nicht die Zahl.
Hängst du an einer Frage oder verstehst sie nicht? Eine kurze Mail an hallo@wendwerk.de reicht - wir formulieren um, erklären den Hintergrund oder überspringen die Frage.
Ein universeller Fragebogen, der jedem geschickt wird, ist eine vergebene Chance. Wer Solo-Selbstständiger ist, soll keine Fragen nach Teamstrukturen sehen müssen. Wer in einer Kanzlei arbeitet, soll "Mandate" lesen statt "Vorgänge". Wir bauen den Fragebogen deshalb individuell - mit einer KI, die deine Phase-0-Antworten als Anker nutzt, und einer manuellen Prüfung durch uns, bevor er an dich rausgeht.
Die Reihenfolge der Themen folgt SPIN Selling (Neil Rackham, 1988) - aber angewandt auf Diagnose, nicht auf Verkauf. Zuerst Situation, dann Problem, dann Implikation, dann Lösung, dann Wert. Studien zeigen: Wer in dieser Reihenfolge denkt, kommt zu präziseren Lösungen als wer mit Budget anfängt. Mehr dazu unter Bevor wir bauen, klären wir, was kaputt ist.
Sobald du den Fragebogen fertig hast, schicken wir dir innerhalb von ein bis zwei Werktagen einen Link zur Auswertung. Du siehst dort zuerst eine Problemdefinition: ein kurzer Text, in dem wir wiedergeben, wie wir dein Anliegen verstanden haben. "So haben wir dich gehört." Wenn das passt: ein Klick - und du siehst die drei Wege. Wenn nicht: du schreibst uns einen Satz, was du anders gemeint hast, wir überarbeiten - keine Eile, keine Diskussion am Tisch.
Die drei Wege heißen Klein, Mittel und Groß. Jeder hat einen klaren Leistungsumfang, einen einmaligen Setup-Preis, eine monatliche Wartungsrate und einen Zeitrahmen. Wir markieren einen der drei als unsere Empfehlung - mit einem konkreten Satz, warum wir gerade den wählen würden, basierend auf deinen Antworten. Aber die Entscheidung liegt bei dir. Wenn du dich festgelegt hast, schicken wir dir einen kurzen Vertrag (eine Seite plus Anhang, in lesbarem Deutsch) und legen los.
Sitzt du vor der Entscheidung und willst nochmal reden? Schreib uns an hallo@wendwerk.de oder vereinbare ein kurzes Telefonat - manchmal klärt ein 15-Minuten-Anruf mehr als drei Mails.
Drei Optionen sind kein Zufall, sondern psychologisch fundiert. Der Asymmetric Dominance Effect (Huber, Payne, Puto, 1982) zeigt: bei zwei Optionen fällt die Entscheidung schwer, bei vier oder mehr überfordert. Drei sind das Sweet Spot - sie strukturieren das Feld, ohne zu erschlagen.
Die Trennung in Problemdefinition zuerst, Lösungen erst danach ist auch bewusst. Wenn wir dir gleich drei Wege vorlegen, diskutierst du Lösungen - bevor klar ist, ob wir das Problem überhaupt richtig verstanden haben. Diese Trennung kostet einen Klick mehr, spart aber oft eine ganze Iterations-Runde.
Sobald der Vertrag unterschrieben ist, fangen wir an. Du bekommst Zugang zu einer Test-Version deiner Software, die noch leer ist - wir füllen sie Schritt für Schritt mit dem, was wir vereinbart haben. Du kannst jederzeit reinklicken, dir den aktuellen Stand anschauen, ausprobieren und Feedback hinterlassen.
Bei sinnvollen Meilensteinen melden wir uns mit einem kurzen schriftlichen Update - was ist dazugekommen, was kommt als nächstes. Wenn längere Phasen kommen, in denen visuell wenig passiert (weil wir z.B. an der Datenstruktur arbeiten), bekommst du trotzdem einen Zwischenstand, damit du nie aus dem Bild gerätst. Was du nicht musst: starre Termine, wöchentliche Calls, Vorbereitung auf Sprint-Reviews. Wenn du einen Walkthrough willst oder über etwas Größeres sprechen willst, vereinbaren wir gerne einen Termin - aber keiner ist verpflichtet. Je nach gewähltem Weg dauert die Bauphase zwischen zwei Wochen (Klein) und vier Monaten (Groß). Den Zeitrahmen kennen wir beide schon aus der Auswahl, er ist kein bewegliches Ziel.
Etwas in der Test-Version unklar, gefällt dir nicht oder fehlt? Schreib an hallo@wendwerk.de oder hinterlass Feedback im Portal - wir reagieren innerhalb eines Werktags.
Iterative Entwicklung mit frühem Zugang ist seit den 1990ern Best Practice in der Softwareentwicklung - populär gemacht durch Scrum und Lean Startup. Der Kerngedanke: wer monatelang im stillen Kämmerlein baut und am Ende ein riesiges fertiges Produkt präsentiert, hat eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sich Missverständnisse aufaddiert haben. Wer früh und durchgängig Zugang gewährt, kann Abweichungen erkennen, solange sie noch günstig zu korrigieren sind - statt am Schluss in einem teuren Big-Bang-Review.
Wir kombinieren das mit einem zweiten Prinzip: erst Werkzeug, dann KI. In der Regel besteht die Bauphase erstmal nur aus klassischer Software, die deinen Prozess digital abbildet. KI kommt - falls überhaupt - in einer zweiten Stufe, an genau den Stellen, wo sie echte Zeit spart. Mehr dazu unter Erst die Werkzeuge, dann die KI.
Wenn die Bauphase abgeschlossen ist, ist das System funktional fertig - aber noch nicht alltagstauglich. Jetzt kommt der Schritt, den viele Anbieter zu kurz machen oder ganz wegrationalisieren: gründliches Testen mit echten Daten und echten Workflows. Du oder die Personen, die später wirklich damit arbeiten werden, durchlaufen typische Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende - mit deinen tatsächlichen Stammdaten oder einer realistischen Kopie davon, nicht mit Demo-Beispielen.
Konkret heißt das drei Dinge. Erstens: ihr lauft die Hauptkette durch - "neuer Auftrag bis fertige Rechnung", oder was bei dir das Rückgrat ist, in mehreren echten Varianten. Zweitens: wir gehen gemeinsam die Edge Cases an - leere Datenbank, abgebrochenes Speichern, zwei Personen gleichzeitig im selben Vorgang, ungewöhnliche Eingaben. Drittens: wir prüfen parallel das, was du nicht sehen kannst - Performance unter Last, Verhalten bei Netzausfall, DSGVO-Konformität, Backup-Wiederherstellung, Sicherheit gegen typische Web-Angriffe. Was wir hier finden, korrigieren wir, bevor das System live geht. Diese Phase hat ein eigenes Zeitbudget - sie ist eingebaut, nicht optional.
Findest du beim Testen Reibung, Fehler oder Stellen, die unklar sind? Genau dafür ist diese Phase - schreib uns im Portal oder an hallo@wendwerk.de, je präziser desto schneller können wir glätten.
Der Begriff dafür ist User Acceptance Testing (UAT) - der Test des fertigen Systems gegen die echten Anforderungen des späteren Nutzers, mit echten Daten und echten Workflows. UAT ist seit Jahrzehnten Standard in seriösen Software-Projekten - in der Praxis wird er aber oft auf "ein paar Klicks vor der Übergabe" reduziert, weil unter Zeitdruck als Erstes Testen gestrichen wird. Wer das macht, verschiebt das Risiko nur in die Zeit nach dem Live-Gang - wo es teurer wird, sichtbarer und unter Druck.
Studien zur Fehlerkostenkurve zeigen seit den 1970ern (Barry Boehm, "Software Engineering Economics", 1981): ein Bug, der in der Test-Phase gefunden wird, kostet ein Vielfaches weniger als derselbe Bug nach dem Live-Gang. Bei Web-Software liegt der Faktor je nach Quelle bei 10x bis 100x. Anders gesagt: zwei Wochen sorgfältiges Testen sparen oft mehrere Wochen Notfall-Korrekturen im laufenden Betrieb - plus den Vertrauensschaden bei Nutzern, der sich nicht beziffern lässt.
Wenn die Bauphase zu Ende ist, kommt der Moment, in dem die Test-Version zur Live-Version wird. Konkret heißt das: deine Daten ziehen vom Probebetrieb auf die finalen Server um, du bekommst deine endgültige Adresse (eigene Domain oder Subdomain), und falls du eine bestehende Software ablöst, helfen wir bei der Daten-Migration. Den genauen Zeitpunkt legst du fest - manche wollen Freitagabend wechseln, damit das Wochenende Puffer ist, andere lieber zum Monatsersten.
Falls du oder dein Team eine kurze Einarbeitung wollen, kommen wir dafür extra - entweder als 1h-Termin im Video-Call oder als Onboarding-Video, das du in eigenem Tempo anschaust. Die Software sollte aber so gebaut sein, dass du ohne Schulung klarkommst (das ist Marker zwei aus unseren Prinzipien). Nach der Übergabe sind wir vier Wochen lang kostenlos für Rückfragen da - E-Mail, Portal, schnelle Antworten. In diesen vier Wochen merkst du die kleinen Dinge, die im Alltag stören, und wir glätten sie.
Hängt was an der Migration, am ersten Live-Tag oder bei der Einarbeitung? Wir sind in dieser Phase besonders erreichbar - kurze Mail an hallo@wendwerk.de reicht, oft können wir auch kurzfristig dazwischenspringen.
Der Wechsel von Test- zu Live-Betrieb ist klassisch der Moment, in dem die meisten Software-Projekte zerlegen. Plötzlich sind echte Daten drin, echte Nutzer arbeiten damit, echte Reibungspunkte tauchen auf. Time-to-Value - wie lange braucht ein neuer Nutzer, bis er das System produktiv einsetzt - ist die kritische Kennzahl. Onboarding- Forschung zeigt: Nutzer, die in den ersten 14 Tagen einen spürbaren Mehrwert erleben, bleiben langfristig dabei. Wer scheitert, gibt auf.
Die vier Wochen kostenlose Nachbetreuung sind kein Marketing-Trick - sie sind unsere Versicherung dagegen, dass wir kleine Dinge übersehen haben. In diesen vier Wochen sehen wir den echten Alltag der Software, nicht die geplante Nutzung. Was da auffällt, wird angepasst - oft sind das fünf, sechs kleine Glättungen, die einen großen Unterschied machen.
Nach den vier Wochen Nachbetreuung beginnt der reguläre Betrieb. Du zahlst eine monatliche Wartungsrate, die in deinem gewählten Weg enthalten ist - sie deckt Hosting, Backups, Sicherheits-Updates und kleinere Anpassungen ab. Größere Wünsche - "Können wir noch Funktion X einbauen?" - sammeln wir und schlagen dir quartalsweise vor, was als nächstes Sinn machen würde, mit Preis und Zeitrahmen. Du entscheidest, was kommt und wann.
Wenn du irgendwann sagst "Wir können das selbst", "Es passt nicht mehr", "Wir wollen woanders hin" - kein Drama. Wir übergeben den Quellcode, die Daten, die Zugänge. Es ist deine Software, von Anfang an. Es gibt keine versteckten Lock-Ins, keine Knebel-Verträge, keine Plattform-Bindung. Du kannst monatlich kündigen. Das wirkt vielleicht wie ein Risiko für uns - ist aber unsere stärkste Disziplinierung. Wer nicht bleiben muss, muss wirklich gut bedient werden.
Frage im Alltag oder Idee für eine Erweiterung? In den ersten vier Wochen nach Übergabe kostenlos, danach im Wartungsvertrag enthalten - einfach eine Mail an hallo@wendwerk.de, kein Ticket-System, kein Support-Portal-Login.
Vendor Lock-In ist die häufigste Klage von Mittelständlern bei alteingesessenen Software-Anbietern. Erst ist alles schön, dann merkt man, dass die Daten in einem Format stecken, das man nirgendwo anders importieren kann, dass der Vertrag drei Jahre läuft, dass eine Migration sechsstellige Beträge kostet. Open Standards und monatliche Kündbarkeit sind unsere Antwort darauf - und sie zwingen uns, jeden Monat aufs Neue gut zu sein.
Quartalsweise Weiterentwicklungs-Vorschläge statt Monats-Newsletter mit Feature-Wünschen sind auch bewusst. Lean Software Development (Mary & Tom Poppendieck, 2003) zeigt: Wer in kleinen Schritten denkt, baut besser ein als wer mit einem riesigen Backlog jongliert. Wir arbeiten lieber mit zwei oder drei großen Erweiterungen im Jahr als mit zwanzig Mini-Patches.
Transparenz, dein Tempo, keine Überraschungen. Du siehst alles, du entscheidest alles, du kannst jederzeit raus.
Wir haben dieses Vorgehen nicht erfunden, um besonders modern zu wirken. Wir haben es gebaut, weil die klassische Variante - Termin machen, Lastenheft, Angebot, Vertrag, monatelang Funkstille, Übergabe-Workshop, ewige Bindung - bei Mittelständlern fast immer in Frust endet. Die Software war am Ende anders als gedacht. Niemand hat gemerkt, dass etwas in die falsche Richtung lief, bis es zu spät war. Wer das nicht will, muss es anders machen. Genau das ist der Sinn dieser sieben Schritte.
Mehr darüber, wie wir das Problem in den ersten Schritten wirklich verstehen, steht unter Bevor wir bauen, klären wir, was kaputt ist. Warum wir die Bauphase in zwei Stufen aufteilen und wann KI ins Spiel kommt, findest du unter Erst die Werkzeuge, dann die KI. Den Qualitätsmaßstab für alles, was wir bauen, lies unter Wann ist Software wirklich gut.