DATEV, Lexware, das alte ERP, der Outlook-Kalender, die Excel-Liste, die seit zehn Jahren funktioniert - wie neue Software das alles einbezieht, statt es zu zerstören. Sechs Punkte.
Im Mittelstand hat fast jeder ein gewachsenes Sammelsurium an Werkzeugen. Die Angst ist meistens: "Wenn wir neu bauen, müssen wir alles wegwerfen." Das stimmt nicht.
Modernes Bauen heißt fast immer: daneben, nicht statt. Eine neue Anwendung redet mit den alten Systemen, holt sich, was sie braucht, gibt zurück, was sie liefert. Wer das beherrscht, kann Schritt für Schritt modernisieren, ohne die Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Kundenakten anzufassen.
Wenn ein Anbieter dir sagt, du musst dein DATEV ablösen, deine Excel-Listen wegwerfen und dein Lexware vergessen - dann hat er entweder dein Geschäft nicht verstanden, oder er will dir genau das verkaufen. Beides ist kein guter Anfang.
Bestandssysteme tragen oft jahrzehntelange Erfahrung. Sie sind nicht hübsch, aber sie sind verlässlich, geprüft, dokumentiert, von deinen Leuten gekonnt. Was du brauchst, ist nicht der Ersatz, sondern die Brücke - eine neue Schicht obenauf, die Sichtbarkeit schafft, ohne das Fundament zu zerstören.
Eine Schnittstelle ist nichts anderes als eine vereinbarte Sprache, in der zwei Programme miteinander reden. Programm A ruft Programm B und sagt: "Gib mir die Rechnung mit der Nummer 4711." Programm B antwortet: "Hier sind Datum, Betrag, Kunde, Posten." Fertig.
Im Fachjargon heißt das API - Application Programming Interface. Aber der Fachbegriff ist nicht das Wichtige. Das Wichtige ist die Idee: Du musst Daten nicht abtippen, kopieren, exportieren, importieren. Sie fließen. Wo eine Schnittstelle existiert, sind zwei Programme so gut wie eins. Wo keine existiert, gibt es im Mittelstand fast immer einen Mitarbeiter, der den ganzen Tag manuell überträgt - das ist die Stelle, an der sich der Bau einer Brücke fast immer lohnt.
DATEV. Schwerfällig, aber unverzichtbar für deine Buchhaltung. Wir lassen DATEV machen, was DATEV gut kann - Belegerfassung, Lohn, Jahresabschluss. Wir bauen eine eigene Schicht für die Stellen, die DATEV nicht gut kann - Angebotsmanagement, Kundenpflege, Projektübersicht. Daten fließen am Monatsende, nicht in Echtzeit. Das reicht völlig.
Lexware. Für viele kleinere Betriebe das Herzstück. Lexware hat eine bekannte Schnittstelle, über die wir Rechnungen, Kunden und Artikel synchronisieren können. Eine neue Anfrage in deinem System wird automatisch zum Lexware-Beleg - ohne dass jemand etwas abtippt.
Altes ERP oder Branchenlösung. Hier wird es schwieriger. Manche alten Systeme haben keine offene Schnittstelle. Dann gibt es zwei Wege: Lesen aus der Datenbank im Hintergrund - oder eine pragmatische Lösung über regelmäßige Exporte. Beides geht, beides ist nicht elegant, beides funktioniert.
Sehr viele Berater sagen: "Erst mal Excel weg." Wir nicht. Excel ist ein erstaunlich gutes Werkzeug. Es ist schnell, jeder kann es, und für viele kleine Aufgaben ist es besser als jede gebaute Software.
Das Problem entsteht erst, wenn Excel-Tabellen unter mehreren Leuten kursieren, sich widersprechen, Versionen entstehen und niemand mehr weiß, welche die aktuelle ist. Dann wird Excel zur Bremse. Unsere Lösung: Excel bleibt, wo es taugt - Modellrechnungen, einmalige Analysen, schnelle Übersichten. Was in Echtzeit für mehrere Leute zugänglich sein muss, wandert in eine richtige Anwendung. Beides nebeneinander, beides mit Verbindung.
Es gibt zwei Ausnahmen von der Regel "Bestandssystem weiterleben lassen". Beide solltest du kennen.
Ausnahme eins: Das System wird nicht mehr gepflegt. Der Hersteller existiert nicht mehr, die Updates kommen nicht mehr, die Sicherheitslücken werden nicht geschlossen. Dann ist Bleiben gefährlicher als Wechseln. Hier muss ein Plan her - mit Zeit, mit einer Übergangsphase, mit Schutz.
Ausnahme zwei: Das Bestandssystem zwingt deine Leute zu Doppelarbeit, die sich nicht beheben lässt. Wenn das alte Programm so geschlossen ist, dass keine Brücke gebaut werden kann, und gleichzeitig täglich vier Mitarbeiter dieselben Daten zweimal eingeben - dann ist die Rechnung irgendwann eindeutig: Ablösen kostet einmal Geld, Bleiben kostet jeden Monat Zeit.
Vor jedem neuen Projekt schauen wir uns deine bestehende Landschaft an. Wir zeichnen sie auf - welches System hält welche Daten, was redet mit was, wo gibt es Lücken, wo entsteht Doppelarbeit. Das nennen wir System-Karte und es ist meistens der erste echte Aha-Moment.
Erst danach entscheiden wir gemeinsam: Was bleibt? Was wird ergänzt? Was wird abgelöst? Die meisten Antworten lauten bleibt und wird ergänzt. Eine Handvoll Brücken, eine zentrale neue Oberfläche, viel mehr nicht. Das ist meistens günstiger, schneller und sicherer als der große Wurf.
Das klassische Problem heißt Big-Bang-Migration: ein altes System wird über Monate parallel zum neuen betrieben, irgendwann gibt es einen Stichtag, an dem alle umsteigen sollen. Studien aus dem ERP-Bereich (Standish Group Chaos Reports) zeigen seit Jahrzehnten: Solche Projekte scheitern in über der Hälfte der Fälle oder werden deutlich teurer als geplant.
Die Alternative heißt Strangler-Pattern - ein Begriff aus der Software-Architektur. Wie eine Würgefeige in einem Baumstamm wächst neue Funktionalität langsam um das alte System herum. Stück für Stück wird das Alte weniger benutzt, bis es irgendwann von selbst überflüssig ist. Risikoärmer, langsamer im Anschein, schneller im Ergebnis.
Modernisierung heißt nicht, alles neu zu machen. Sie heißt, das, was funktioniert, in eine neue Umlaufbahn zu setzen.
Wer beim ersten Treffen einen Vorschlag bekommt, der ohne Anschauen deiner Systeme entstanden ist, sollte vorsichtig werden. Echte Integrationsarbeit beginnt mit Zuhören und Aufzeichnen - nicht mit Verkaufen.
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